Ist die digitale Personalakte Pflicht?

Vorgeschrieben ist nicht die digitale Form, sondern das Ergebnis: Personendaten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie ein Zweck besteht, der Zugriff muss begrenzt sein und beides muss belegbar sein. Auf Papier und auf Netzlaufwerken ist das selten nachweisbar, weshalb die Frage in der Praxis nicht lautet, ob die Akte digital sein muss, sondern wie ihre Aufbewahrung und ihr Zugriff geregelt und belegt werden.

Was ist der Hire-to-Retire-Prozess?

Hire-to-Retire ist der Mitarbeiterlebenszyklus als ein Prozess: Rekrutierung, Onboarding, jede Vertragsänderung, Abwesenheiten und Entwicklung, Austritt und die Aufbewahrungsfrist danach. Ihn als eine Sache zu behandeln, ist deshalb sinnvoll, weil die Pflichten durchgehend gelten, auch wenn die Abteilungen es nicht sind.

Was ist eine digitale Personalakte?

Die Grundlage unter dem Prozess: ein geregelter Ort für Verträge, Zeugnisse, Beurteilungen und Korrespondenz je Person, mit Aufbewahrungs- und Zugriffsregeln, die das System anwendet und nicht diejenige Person, die den Ordner pflegt. Es ist der Unterschied zwischen abgelegten und verwalteten Personalunterlagen.

Was sollte Hire-to-Retire-Software tatsächlich leisten?

Zwei Dinge, für die sich Geld lohnt. Aufbewahrung automatisch anwenden, sodass eine Austrittsakte gelöscht wird, wenn sie gelöscht werden muss, und nicht unbegrenzt bleibt, weil niemand sicher war. Und Zugriff nach Rolle und Fall eingrenzen, sodass eine Führungskraft die Unterlagen des eigenen Teams sieht und keine anderen, ohne dass jemand eine Liste von Hand pflegt.

Wie lange bewahrt man Personalunterlagen nach einem Austritt auf?

Das hängt von Rechtsraum und Dokumentart ab, und genau deshalb sollte es eine Regel im System sein und keine Entscheidung, die jemand jedes Mal neu trifft. Verträge, Lohnunterlagen und Zeugnisse tragen in der Regel unterschiedliche Fristen. Nie vertretbar ist, alles für immer zu behalten, weil Löschen riskant wirkte.

Wie hängt das mit dem Datenschutz zusammen?

Personalunterlagen sind Personendaten, und sie über ihren Zweck hinaus aufzubewahren ist ein Verstoss und kein Versehen. Eine digitale Personalakte mit angewandter Aufbewahrung ist die praktische Form dieser Compliance, nach DSGVO und nach dem revidierten Schweizer DSG.

Digitale Personalakte und Hire-to-Retire

Der Mitarbeiterlebenszyklus als ein geregelter Prozess: digitale Personalakte und Personaldossier, mit Aufbewahrungsregeln, die angewandt statt erinnert werden.

Was Hire-to-Retire tatsächlich ist

Hire-to-Retire ist jede Unterlage, die ein Mensch vom Tag der Bewerbung an erzeugt bis lange nach dem Austritt: Bewerbung, Vertrag, Lohn, Arbeitszeit, Absenzen, Beurteilungen, Austrittsunterlagen und die Jahre der Aufbewahrung danach.

Es wird als HR-Prozess behandelt und ist in Wahrheit ein Aktenproblem. Der Prozess endet mit dem Austritt. Die Akte nicht, und fast jede Pflicht, die an ihr hängt, gilt nach dem Weggang der Person.

Einzelnes Bussgeld für Personalnotizen auf einem Netzlaufwerk: 35,26 Mio. EUREinzelnes Bussgeld für Personalnotizen auf einem NetzlaufwerkHamburgischer Datenschutzbeauftragter, 2020
Regeln eine Personalakte, und mindestens eine wird nicht in Jahren gemessen: Mehrere FristenRegeln eine Personalakte, und mindestens eine wird nicht in Jahren gemessenDie Fristen setzt Ihre Rechtsberatung
Geringere HR-Personalkosten bei führenden Organisationen gegenüber Vergleichsgruppen: 44%Geringere HR-Personalkosten bei führenden Organisationen gegenüber VergleichsgruppenThe Hackett Group, 2024

Was Sie das heute kostet

Die Rekrutierung hält den einen Satz Dokumente, der HR-Betrieb den nächsten, die Lohnbuchhaltung den dritten, und die Austrittsakte ist das, was nach dem Weggang in einem Ordner übrig bleibt. Das hat niemand so entworfen. Es entsteht, wenn jede Stufe für sich automatisiert wird.

Die Kosten zeigen sich an drei Stellen.

Bei einer Prüfung
Wenn niemand den geltenden Vertrag zu einer benannten Person innerhalb einer Stunde vorlegen kann.
Beim Löschen
Wenn niemand etwas löschen will, weil unklar ist, welche Regel gilt, sodass alles für immer bleibt, was selbst der Verstoss ist.
An jedem Arbeitstag
In der Zeit, die Menschen mit der Suche nach Dokumenten verbringen, die existieren, aber nicht auffindbar sind.

Eine Personalakte, mehrere Fristen, und sie stimmen nicht überein.

Wir veröffentlichen keine Aufbewahrungsfristen. Sie festzulegen ist Sache Ihrer Rechtsberatung, sie unterscheiden sich nach Unterlage und Land, und mindestens eine hat sich während der Entstehung dieser Website geändert. Was folgt, ist die Gestalt des Problems, und die entscheidet, ob ein System es abbilden kann.

Anwendungsbereich vor Dauer

Gehört es überhaupt in die Akte?
Das Schweizer Arbeitsrecht ist hier enger, als die meisten Richtlinien annehmen. Beim Anlegen gefiltert, kostet es nichts. Bei der Überprüfung Jahre später ist es das Projekt, das niemand zweimal finanziert.
Wie lange darf es bleiben?
Sache Ihrer Rechtsberatung, je Unterlage und je Land. Zuerst beantwortet, gilt die Antwort für eine Akte, die zur Hälfte enthält, was sie nicht enthalten sollte.

Fragen Sie, was gehalten werden darf, bevor Sie fragen, wie lange.

Derselbe Mensch erzeugt Unterlagen, die getrennt geregelt sind

Lohn- und Steuerunterlagen
Steuerrechtlich geregelt, und die Frist beginnt meist mit einer Eintragung und nicht mit dem Ende der Beschäftigung. Wer vor Jahren gegangen ist, kann noch darin liegen.
Buchungsbelege
Handels- und steuerrechtlich geregelt, auf einer Frist, die nicht dieselbe ist wie die für Lohnunterlagen und die sich in jüngerer Zeit geändert hat.
Arbeitszeitnachweise
Arbeitszeitrechtlich geregelt, auf einer deutlich kürzeren Frist, und meist als Mindest- und nicht als Höchstfrist formuliert. Länger aufzubewahren ist eine Entscheidung, keine Pflichterfüllung.
Entgeltunterlagen der Sozialversicherung
Sozialversicherungsrechtlich geregelt, und dies ist die Frist, die gar nicht in Jahren gemessen wird.
Alles in den Schweizer Gesellschaften
Nach Schweizer Recht auf eigenen Fristen geregelt, die nicht die deutschen sind. Eine Gruppe mit Personal in beiden Ländern führt zwei Sätze, und die Differenz fällt auf die Stelle, welche die Akte hält.

Die Längen sind illustrativ. Wo eine Frist beginnt, ob sie ein Ende hat und ob die Fristen übereinstimmen: Das ist die Gestalt, die ein System abbilden muss.

Eine davon ist eine Bedingung, keine Dauer

Mindestens eine Frist in einer deutschen Personalakte läuft nicht über eine Anzahl Jahre. Sie läuft, bis etwas eintritt, und bis es eintritt kann niemand sagen, wann die Unterlage weg darf. Eine Aufbewahrungsrichtlinie, die als Tabelle von Jahren geschrieben ist, kann das nicht abbilden. Sie ist damit ab Unterschrift stillschweigend falsch für diese Kategorie. Es muss als Bedingung modelliert werden, die das System prüft, und nicht als Datum, auf das es herunterzählt.

Hier kommen wir ins Spiel, und hier nicht

Wir sind nicht Ihre Rechtsberatung, und diese Seite ist keine Beratung. Die Fristen, die Anwendungsbereichsregel und die bedingte Frist bestimmt Ihre Rechtsberatung. Wir sorgen dafür, dass das, was sie bestimmt, auch tatsächlich geschieht: angewendet je Unterlagenart statt je Ordner, als Bedingung geprüft, wo die Regel bedingt ist, durch eine Sperre ausgesetzt, welche die betroffenen Unterlagen erfasst und nur diese, und danach nachgewiesen. Eine Aufbewahrungsrichtlinie, die niemand ausführt, ist ein Dokument darüber, was Sie zu tun gewusst hätten.

Was unkontrollierte Personalunterlagen einmal gekostet haben

35 258 707,95 Euro

Hamburgischer Beauftragter für Datenschutz, 1. Oktober 2020

Ein einzelnes Bussgeld, für Notizen über das Privatleben mehrerer hundert Beschäftigter, die seit mindestens 2014 auf einem Netzlaufwerk lagen und für bis zu fünfzig Führungskräfte lesbar waren. Aufgefallen ist es, weil ein Konfigurationsfehler sie für einige Stunden unternehmensweit zugänglich machte. Das Versagen war kein Systemeinbruch: Es waren Unterlagen ohne Regel, an einem Ort ohne Klassifizierung.

Bei der Akte beginnen, nicht beim Workflow

Eine digitale Personalakte ist eine geregelte Akte je Person: Verträge, Zeugnisse, Beurteilungen, Korrespondenz, mit Aufbewahrung und Zugriff als Regeln statt in der Hand derjenigen Person, die den Ordner pflegt.

Diese Reihenfolge ist entscheidend. Ein Workflow über ungeregelten Ordnern erbt das Problem, für dessen Behebung er beschafft wurde, und zwar zügig. Erst die Akte, dann die Prozesse darauf, die deren Regelwerk dann kostenlos erben.

Personalunterlagen sind Personendaten, Aufbewahrung ist damit eine Pflicht und keine Frage der Ordnung, nach DSGVO und nach dem revidierten Schweizer DSG. Eine Akte, die ihre Aufbewahrung selbst anwendet, ist die praktische Form dieser Compliance.

ISO 15489 · DSGVO · DSG

Wie lange dauert es, alle geltenden Dokumente zu einer benannten Person vorzulegen?

Löscht sich eine Austrittsakte fristgerecht selbst, ohne dass jemand daran denkt?

Beides lässt sich an einem Nachmittag beantworten, und meistens fragt es zum ersten Mal überhaupt jemand.

Was Sie davon haben

Vier Folgen daraus, die Akte zu steuern statt den Prozess. Öffnen Sie eine, um zu sehen, was sie in der Praxis bedeutet.

Eine Akte, die der Frage nach dem Anwendungsbereich standhält, nicht nur der nach der Dauer
Daraus, dass der Anwendungsbereich vor der Dauer entschieden wird.
Was das in der Praxis heisst
Die meisten Personalrichtlinien beantworten die Frage nach der Dauer. Darunter liegt die Frage, ob das Material überhaupt je in die Akte gehörte, und das Schweizer Arbeitsrecht ist darin enger, als die meisten Gruppen annehmen. Eine fristgerecht gelöschte Akte, die die Hälfte ihres Inhalts nie hätte enthalten dürfen, hat das zweite Problem gelöst und nicht das erste.
Den Filter beim Entstehen der Unterlagen anzuwenden statt bei der Überprüfung ist der Unterschied zwischen einer Regel und einer Absicht. Die Notiz über das Privatleben in einer Beurteilung, die Randbemerkung der Recruiterin, die Kopie eines Dokuments, das niemand brauchte: Sie nicht anzulegen ist günstig, sie später zu finden teuer.
Wo diese Linie verläuft, bestimmt Ihre arbeitsrechtliche Beratung, und eine Einwilligungsklausel im Vertrag verschiebt sie womöglich weniger weit als erwartet. Unser Teil ist, dass die Linie, wo immer sie gezogen wird, beim Anlegen einer Unterlage greift und nicht Jahre später entdeckt wird.
Eine Akte, die zwei Rechtsordnungen zugleich genügt
Daraus, die Pflichten gemeinsam statt nacheinander zu lesen.
Was das in der Praxis heisst
Eine Gruppe mit Betrieben in der Schweiz und in Deutschland hat eine Schweizer Anwendungsbereichsregel und Schweizer Fristen, und daneben deutsche Fristen aus vier verschiedenen Rechtsgebieten. Als zwei Richtlinien geführt, widersprechen sie sich an jeder Grenze, und ein Shared-Services-Team improvisiert die Differenz.
Gemeinsam gelesen, löst sich das meiste auf. Ihre Beratung nimmt die strengste Anwendungsbereichsregel und je Unterlagenart die längste einschlägige Frist; das System hält dann fest, welche Entscheidung welche Regel erzeugt hat, damit eine Prüfung in beiden Ländern eine Grundlage zu sehen bekommt und keine Gewohnheit.
Die Ausnahme ist die Frist, die gar nicht in Jahren gemessen wird: Sie läuft, bis ein Ereignis eintritt. Eine als Jahrestabelle geschriebene Richtlinie ist über diese Kategorie ab Unterschrift stillschweigend falsch. Sie muss als Bedingung modelliert werden, die das System prüft.
Löschung, die stattfindet, und eine Sperre, die wirklich sperrt
Daraus, dass die Aufbewahrung das System durchsetzt und nicht der Vorsatz.
Was das in der Praxis heisst
Eine Aufbewahrungsrichtlinie, die niemand ausführt, ist ein Risiko mit Dokument: Sie belegt, was Sie zu tun gewusst hätten. Nur eine planmässig laufende Löschung verringert die Exposition, statt sie zu protokollieren.
Daneben muss die Sperre funktionieren. Ein Streit, eine Untersuchung oder ein hängiger Anspruch muss die Löschung für die betroffenen Unterlagen aussetzen, für diese allein, und danach sauber wieder freigeben. Eine Sperre, die alles anhält, wird beim zweiten Mal niemand mehr setzen.
Das ist zugleich die Antwort auf den Fall H&M, der auf dieser Seite steht, weil es ein Dokument der Aufsichtsbehörde ist und keine Anbieterschätzung. Das Versagen war dort kein Systemeinbruch. Es waren Unterlagen ohne Regel, an einem Ort ohne Klassifizierung, über sechs Jahre.
Auskunft, die Sie belegen können, gegenüber Betroffenen wie Behörden
Daraus, dass die Akte eine Sache ist statt mehrerer.
Was das in der Praxis heisst
Ein Auskunftsbegehren wird von dort beantwortet, wo die Unterlagen tatsächlich liegen. Wenn eine Personalakte aus einem Ordner, einem Netzlaufwerk, einem Postfach und einem Lohnsystem besteht, lautet die ehrliche Antwort auf "ist das alles", dass es niemand weiss.
Die Akte als ein Objekt zu führen macht aus dem Begehren einen Abruf. Es macht die Antwort ausserdem wiederholbar, und darauf kommt es mehr an als auf Tempo: Dieselbe Anfrage zweimal unterschiedlich beantwortet ist schlimmer als eine langsame Antwort.
Dasselbe gilt, wenn ein Betriebsrat oder eine Schweizer Arbeitnehmervertretung fragt, was über eine Gruppe von Menschen vorliegt. Das ohne Projekt beantworten zu können, ist der praktische Test, ob von alldem etwas trägt.

Wo das hineingehört

Die Personalakte ist der Ort, an dem dieser Prozess auf jede andere Unterlage des Unternehmens trifft, und für sie gelten dieselben Fragen. Dieses Darunter ist Information Value Management: was die Informationen dahinter wert sind, was sie im Bestand kosten und was eine Veränderung daran einbringt.

Information Value Management

Wir beginnen bei der Akte und nicht beim Workflow, denn ein Prozess auf Ordnern, die niemand regelt, erbt genau das Problem, das er beheben sollte.

Personalakte prüfen lassen

Hire-to-Retire, klar gefragt

Ist die digitale Personalakte Pflicht?
Vorgeschrieben ist nicht die digitale Form, sondern das Ergebnis: Personendaten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie ein Zweck besteht, der Zugriff muss begrenzt sein und beides muss belegbar sein. Auf Papier und auf Netzlaufwerken ist das selten nachweisbar, weshalb die Frage in der Praxis nicht lautet, ob die Akte digital sein muss, sondern wie ihre Aufbewahrung und ihr Zugriff geregelt und belegt werden.
Was ist der Hire-to-Retire-Prozess?
Hire-to-Retire ist der Mitarbeiterlebenszyklus als ein Prozess: Rekrutierung, Onboarding, jede Vertragsänderung, Abwesenheiten und Entwicklung, Austritt und die Aufbewahrungsfrist danach. Ihn als eine Sache zu behandeln, ist deshalb sinnvoll, weil die Pflichten durchgehend gelten, auch wenn die Abteilungen es nicht sind.
Was ist eine digitale Personalakte?
Die Grundlage unter dem Prozess: ein geregelter Ort für Verträge, Zeugnisse, Beurteilungen und Korrespondenz je Person, mit Aufbewahrungs- und Zugriffsregeln, die das System anwendet und nicht diejenige Person, die den Ordner pflegt. Es ist der Unterschied zwischen abgelegten und verwalteten Personalunterlagen.
Was sollte Hire-to-Retire-Software tatsächlich leisten?
Zwei Dinge, für die sich Geld lohnt. Aufbewahrung automatisch anwenden, sodass eine Austrittsakte gelöscht wird, wenn sie gelöscht werden muss, und nicht unbegrenzt bleibt, weil niemand sicher war. Und Zugriff nach Rolle und Fall eingrenzen, sodass eine Führungskraft die Unterlagen des eigenen Teams sieht und keine anderen, ohne dass jemand eine Liste von Hand pflegt.
Wie lange bewahrt man Personalunterlagen nach einem Austritt auf?
Das hängt von Rechtsraum und Dokumentart ab, und genau deshalb sollte es eine Regel im System sein und keine Entscheidung, die jemand jedes Mal neu trifft. Verträge, Lohnunterlagen und Zeugnisse tragen in der Regel unterschiedliche Fristen. Nie vertretbar ist, alles für immer zu behalten, weil Löschen riskant wirkte.
Wie hängt das mit dem Datenschutz zusammen?
Personalunterlagen sind Personendaten, und sie über ihren Zweck hinaus aufzubewahren ist ein Verstoss und kein Versehen. Eine digitale Personalakte mit angewandter Aufbewahrung ist die praktische Form dieser Compliance, nach DSGVO und nach dem revidierten Schweizer DSG.