Order-to-Cash-Prozess und Auftragsabwicklung

Ein kürzerer Zyklus ändert nichts daran, was eine Kundin schuldet. Er ändert, ab wann Sie darüber verfügen. Jeder Tag, der verschwindet, ist ein Tag, an dem die Rechnung auf Ihrem Konto liegt und nicht in den Forderungen. Weil sich der Zyklus wiederholt, geschieht die Freisetzung einmal und bleibt dann bestehen.

Sichtbar wird das an den zwei Stellen, an denen Umlaufvermögen immer sichtbar wird. Die Inanspruchnahme der Kreditlinie sinkt, und mit ihr die Zinsen auf Geld, das eine Lücke deckte, die Sie für Ihre Kunden finanziert haben. Auch die Planung wird einfacher: weniger manuelle Wartezeiten heisst eine engere Spanne zwischen bestem und schlechtestem Fall, und erst das macht eine Liquiditätsplanung handlungsfähig.

Was er nicht leistet: aus einem langsamen Zahler einen schnellen machen. Zahlungsziele sind eine kaufmännische Verhandlung. Er sorgt dafür, dass keiner der Verzugstage Ihrer ist.

Das Teure an einer Differenz ist nicht die Auseinandersetzung. Es ist, dass alles nach dem Fehler bereits geschehen ist. Die Rechnung ist gestellt und verbucht, vielleicht teilweise bezahlt, mit Buchungen im Hauptbuch. Die Korrektur bedeutet Gutschrift, korrigierte Rechnung, zweite Freigabe, zweite Buchung auf Kundenseite und eine Zahlungsfrist, die bei null neu beginnt.

Die Prüfung bei der Erfassung kostet eine Korrektur, vorgenommen von der Person, die den Auftrag ohnehin vor sich hat, bevor etwas das Haus verlassen hat. Nichts muss rückabgewickelt werden, weil noch nichts geschehen ist. Deshalb ist die Ersparnis eine Grössenordnung und kein Prozentsatz.

Finanzteams fällt die Folgewirkung zuerst auf. Ein Mahnwesen, dessen Warteschlange überwiegend echter Zahlungsverzug ist, betreibt Mahnwesen. Eines, das überwiegend aus Differenzen besteht, betreibt Abstimmung, und dafür wurde es nicht eingestellt.

Manuelle Auftragserfassung hat zwei Kosten, und nur eine steht auf einem Stundenzettel. Die sichtbare sind die Minuten je Auftrag. Die unsichtbare ist, dass beim Tippen falsche Preise, Mengen und Adressen in ein System gelangen, das sie danach als Tatsache behandelt. Die Tastenanschläge zu entfernen entfernt beides, und deshalb geht es hier nicht um Stellenzahlen.

Die Menschen, die das tun, wurden für Urteilsvermögen eingestellt: Kreditentscheidungen, Kundenbeziehungen, die unangenehmen Fälle, in denen Vertrag und Auftrag auseinandergehen. Die brauchen weiterhin einen Menschen. Was sich ändert: Sie begegnen ihnen als zehn echte Ausnahmen statt als vierhundert Aufträge, von denen fast alle in Ordnung waren.

Es beseitigt ausserdem einen Single Point of Failure, den niemand einplant. Wenn die Auftragserfassung in den Händen einer erfahrenen Person liegt, ist deren Urlaub ein Geschäftsrisiko.

Wenn jeder Schritt ein Systemereignis ist, existiert der Nachweis, weil der Prozess gelaufen ist. Wer das Kreditlimit freigegeben hat, welcher Vertragspreis an dem Tag galt, wann die Rechnung in welchem Format hinausging, welcher Zahlungseingang welchem offenen Posten zugeordnet wurde: festgehalten im Moment des Geschehens, von der Stelle, die es getan hat, statt später aus E-Mails und Erinnerung rekonstruiert.

Das verändert, was eine Prüfung kostet. Die Woche vor einer Prüfung ist keine Woche des Zusammenstellens mehr. Eine Stichprobenanfrage wird durch Abruf beantwortet und nicht durch Recherche, und die Antwort ist jedes Mal dieselbe. Genau darauf kommt es Prüfenden an.

Es verhindert zudem, dass das Vorhaben ein zweites Problem schafft. Ein automatisierter Zyklus erzeugt Unterlagen schneller als ein manueller, also muss Aufbewahrung eine Regel sein, die das System anwendet. Zu Beginn gesetzt, entsorgt der Zyklus, was er soll, wenn er soll. Vertagt, ist das Aufräumen in drei Jahren ein eigenes Projekt.