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Procure-to-Pay und Beschaffungsprozess

Vom Bedarf bis zur Zahlung, automatisiert: Beschaffungsprozess, Freigaben und Rechnungsprüfung mit einem Prüfpfad, der einer Revision standhält.

Was Procure-to-Pay tatsächlich ist

Procure-to-Pay ist alles zwischen der Entscheidung, dass jemand etwas braucht, und der Bezahlung des Lieferanten: Bestellanforderung, Freigabe, Bestellung, Wareneingang, Rechnungsabgleich, Zahlung.

Der Grund, das als einen Prozess zu behandeln und nicht als Einkauf plus Kreditorenbuchhaltung, ist die Bestellanforderung: Dort wird das Geld gebunden. Alles danach ist die Verwaltung einer bereits getroffenen Entscheidung.

Der EU-Unternehmen versenden maschinell verarbeitbare Rechnungen
38,7 %Der EU-Unternehmen versenden maschinell verarbeitbare RechnungenEurostat, IKT-Einsatz in Unternehmen (isoc_eb_ics), EU27, ab zehn Beschäftigten, Berichtsjahr 2023.
Versenden weiterhin Papierrechnungen
70,2 %Versenden weiterhin PapierrechnungenDerselbe Eurostat-Datensatz. Die Frage lässt Mehrfachnennungen zu, die Anteile überschneiden sich.
Deutsche Ausstellungspflicht ab 800 000 Euro Umsatz
1.1.2027Deutsche Ausstellungspflicht ab 800 000 Euro UmsatzBundesministerium der Finanzen, FAQ zur obligatorischen E-Rechnung. Alle übrigen folgen am 1. Januar 2028.
ÖsterreichSchweizDeutschland

Eines dieser drei Länder hat eine Frist vom Gesetzgeber. Die beiden anderen haben eine von ihren Kunden.

Wählen Sie ein Land für dessen Zeitstrahl. Alle stehen ausserdem unten ausgeschrieben.

Deutschland

Feste gesetzliche Termine. Zwei davon liegen in den nächsten zwei Budgetzyklen.

  1. 1. Januar 2025: Empfang verpflichtend In Kraft

    Jedes inländische Unternehmen muss seit diesem Datum strukturierte E-Rechnungen annehmen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür, weshalb der Termin leise verstrichen ist. Empfangen zu können ist nicht dasselbe wie verarbeiten zu können.

  2. 1. Januar 2027: Ausstellung ab 800 000 Euro Steht an

    Ausstellende mit mehr als 800 000 Euro Vorjahresumsatz müssen strukturierte Rechnungen versenden. Auf dieses Datum arbeiten die meisten deutschen Mittelständler tatsächlich hin, und es liegt ein Jahr vor dem üblicherweise genannten.

  3. 1. Januar 2028: Ausstellung für alle Steht an

    Die Übergangsfrist endet. Inländische B2B-Rechnungsstellung ist strukturiert, ohne Ausnahme, und die bis Ende 2027 geduldeten EDI-Verfahren sind es nicht.

Österreich

Keine B2B-Pflicht und kein gesetzlich festgelegtes Datum dafür. Die Termine, die man Ihnen nennt, sind Einschätzungen.

  1. Seit 2014: Nur öffentliche Hand In Kraft

    Lieferanten des Bundes müssen elektronisch fakturieren, über das Unternehmensserviceportal in ebInterface oder via Peppol. Das ist eine Vergabebedingung und keine steuerliche Pflicht, und sie gilt seit über einem Jahrzehnt unverändert.

  2. Kein Datum: B2B ist freiwillig Keine Pflicht

    Es gibt kein beschlossenes österreichisches Gesetz, das strukturierte B2B-Rechnungen verlangt, und keinen Entwurf mit einem Datum darin. Das Finanzministerium hat einen Peppol-basierten Weg im Einklang mit dem EU-Zeitplan angedeutet. Wer Ihnen für Österreich 2027 oder 2028 nennt, nennt eine Erwartung und kein Gesetz.

  3. Bis 2030: Die EU-Termine gelten ohnehin Steht an

    Österreich ist Mitgliedstaat, also greifen die EU-Pflichten unten unabhängig davon, was Wien national beschliesst. Ein österreichisches Unternehmen, das grenzüberschreitend fakturiert, ist beim Termin 2030 dabei, ob eine nationale Pflicht kommt oder nicht.

Schweiz

Ausserhalb der EU, also gilt nichts davon. Ihre deutschen Kunden wenden es für Sie an.

  1. Seit 1. Januar 2016: Bundesaufträge über 5000 Franken In Kraft

    Lieferanten der Bundesverwaltung fakturieren elektronisch. Das Detail, das die meisten Zusammenfassungen weglassen: Es muss über einen der zertifizierten Dienstleister oder eine zugelassene Anbindung laufen. Direktes Peppol und einfache E-Mail sind keine zulässigen Wege.

  2. Kein Datum: B2B ist freiwillig und bleibt es voraussichtlich Keine Pflicht

    Es gibt keine Schweizer B2B-Pflicht und keinen entsprechenden Vorschlag. eBill und die QR-Rechnung sind das, was tatsächlich läuft, und die Verbreitung in Industrie, Pharma und Logistik ist hoch, weil es sich rechnet und nicht weil es jemand verlangt.

  3. Ab 1. Januar 2027: Ihre deutschen Kunden werden zur Pflicht Steht an

    Das ist der Punkt, auf den es ankommt. Ein deutscher Abnehmer über 800 000 Euro Umsatz muss ab 2027 strukturiert fakturieren und wird es ebenso erwarten. Ein Schweizer Lieferant dieses Abnehmers ist auf dem deutschen Zeitplan, kaufmännisch durchgesetzt statt rechtlich, und das ist in der Praxis das strengere von beidem.

Die EU, über allen dreien

Zwei Termine, beide aus beschlossenem Recht. Mehrere veröffentlichte Übersichten nennen den ersten um zwei Jahre falsch.

  1. 1. Juli 2030: Grenzüberschreitende digitale Meldung Steht an

    Unter ViDA werden innergemeinschaftliche B2B-Umsätze digital gemeldet und im europäischen Standard fakturiert. Wer über eine Grenze fakturiert, dessen Rechnungsdaten werden an diesem Datum zur Meldung statt zum Dokument. Sie werden dafür 2028 lesen. Es ist der 1. Juli 2030.

  2. 1. Januar 2035: Nationale Systeme konvergieren Steht an

    Mitgliedstaaten mit eigener Echtzeitmeldung müssen sie am EU-Modell ausrichten. Was bis dahin auf eine rein nationale Spezifikation gebaut wird, trägt Umstellungskosten, und die gehören heute in die Entscheidung eingepreist.

In welchem der drei Sie sitzen, ändert die Frist, nicht die Arbeit

Der Aufbau ist in allen dreien derselbe: strukturierte Rechnungsdaten, vor dem Versand gegen den Vertrag geprüft, im Format, das der empfangende Markt erwartet. Was sich ändert, ist, wer das Datum setzt. In Deutschland der Gesetzgeber, und es ist nah. In Österreich und der Schweiz derjenige Ihrer Kunden, der zuerst einer Pflicht unterliegt, und das ist gerade deshalb schwerer zu planen, weil es niemand veröffentlicht.

Deutschland: Wachstumschancengesetz und die Hinweise des Bundesfinanzministeriums. EU: Richtlinie (EU) 2025/516, beschlossen am 11. März 2025, sowie die ViDA-Seiten der Europäischen Kommission. Österreich und Schweiz: das Fehlen eines B2B-Rechtsakts, geprüft bei beiden Finanzministerien statt aus einer Anbieter-Roadmap abgeleitet. Alle vollständig unter Quellen.

Das Geld wird bei der Bestellanforderung gebunden. Die meisten Finanzbereiche erfahren es bei der Rechnung.

Sechs Stufen, eine Linie. Der Abstand zwischen den beiden Marken ist der Teil Ihrer Ausgaben, über den niemand mehr entscheidet.

  1. BestellanforderungHier gebunden
  2. Freigabe
  3. Bestellung
  4. Wareneingang
  5. RechnungHier bemerkt
  6. Zahlung

Hier gebunden

Eine freigegebene Bestellanforderung ist eine Verpflichtung. Nichts nach diesem Punkt entscheidet noch, ob Sie ausgeben, sondern nur, wie lange es dauert, es zu erfassen.

Hier bemerkt

Wenn die Rechnung eintrifft, ist die Ware geliefert, der Lieferant hat geleistet, und offen ist nur noch, ob Sie zahlen. Das ist Ausgaben erfassen, nicht steuern.

Deshalb funktioniert der Start bei der Rechnung nicht

Ein Vorhaben, das mit der Rechnungsverarbeitung beginnt, verschiebt die zweite Marke um nichts. Die Rechnungen werden schneller gebucht, und die Ausgabe bleibt eine Überraschung. Darunter liegt die andere Kostenart: Jede Rechnung, die einen Menschen braucht, sind einige Minuten eines Arbeitstags, und die Summe ist eine Personalstärke, die nie jemand zusammengezählt hat.

Was die erste Marke verschiebt

Die Freigabe erfolgt vor der Bindung, nicht danach

Bestellanforderung und Freigabe rücken vor die Bestellung, und die Regeln wendet das System an statt derjenigen Person, die die E-Mail zuerst liest. Der Kontrollpunkt liegt damit an der einzigen Stelle des Zyklus, an der die Antwort noch Nein sein kann.

Bestellungen und Wareneingänge tragen strukturierte Daten

Nicht weil Struktur ein Wert an sich wäre, sondern weil sie automatisches Abgleichen überhaupt erst möglich macht. Eine Bestellung, die keine Maschine lesen kann, ist eine Bestellung, die ein Mensch lesen muss, und dieser Mensch ist der Engpass, den Sie beseitigen wollten.

Nur die Ausnahmen erreichen einen Menschen

Der Dreifachabgleich bucht eine Rechnung, die zu Bestellung und Wareneingang passt, ohne Menschen. Die Fälle, die Urteilsvermögen brauchen, bekommen es auch. Und die Empfangsseite steht auf einem gesetzlichen Zeitplan statt auf einer Präferenz: Das Format ist keine Entscheidung, die Sie vertagen können.

Den deutschen Zeitplan setzen das Wachstumschancengesetz und die Hinweise des Bundesfinanzministeriums; das Format ist EN 16931 in der Fassung von 2026. Der Zugriff auf den Freigabepfad wird nach denselben Kontrollen berechtigt und nachgewiesen wie alles andere, was die Gruppe betreibt. Alle vollständig unter Quellen.

Was Sie davon haben

Vier Folgen der Verlagerung des Kontrollpunkts, und jede davon ist dieselbe Verlagerung, kein separates Merkmal. Öffnen Sie eine, um zu sehen, was sie in der Praxis bedeutet.

  • Ausgaben werden sichtbar, solange sie sich noch ändern lassenDaraus, dass der Kontrollpunkt zur Bestellanforderung wandert.

    Ein Budgetgespräch bei der Rechnung ist kein Gespräch, sondern eine Abstimmung. Die Ware ist geliefert, der Lieferant hat geleistet, und offen ist nur noch, ob Sie ein Unternehmen sind, das seine Rechnungen zahlt. Bei der Bestellanforderung kann dasselbe Gespräch noch mit Nein enden, mit einem anderen Lieferanten oder mit einer kleineren Menge.

    Das ist der ganze Unterschied zwischen Ausgaben steuern und Ausgaben erfassen, und deshalb zählt die Reihenfolge mehr als das Werkzeug. Ein Finanzbereich, der Verpflichtungen bei ihrer Entstehung sieht, kann sie planen; einer, der Rechnungen sieht, kann sie nur nachträglich erklären.

    Von allein sorgt das für keine niedrigeren Ausgaben. Es legt die Entscheidung einem Menschen vor, der die Befugnis und das Budget im Blick hat, solange sie noch eine Entscheidung ist.

  • Die meisten Rechnungen buchen ohne MenschenDaraus, dass Bestellungen und Wareneingänge strukturierte Daten tragen.

    Der Dreifachabgleich ist nicht neu, und die meisten Finanzbereiche haben ihn bereits. Was sie nicht haben, sind Bestellungen und Wareneingänge, die eine Maschine lesen kann, und das ist die Voraussetzung, nicht das Merkmal. Automatisch abgleichen lässt sich eine Rechnung nur gegen Belege, die in vergleichbarer Form vorliegen.

    Sobald das gegeben ist, beschäftigt die gewöhnliche Rechnung niemanden mehr. Sie passt zu Bestellung und Wareneingang, sie bucht, und niemand sieht sie. Zu einem Menschen gelangen die Ausnahmen, und dafür ist eine Kreditorenbuchhaltung da, und genau das hat sie überwiegend nicht getan.

    Die Ersparnis liegt nicht in Minuten je Rechnung. Sie liegt darin, dass das Volumen, das einen Menschen braucht, auf das Volumen zusammenschrumpft, das wirklich Urteilsvermögen erfordert, und das sind zwei sehr verschiedene Zahlen.

  • Der Freigabepfad ist Nachweis, nicht ArchäologieDaraus, dass Freigaben im System statt per E-Mail erfolgen.

    Eine Freigabe, die in einem Postfach stattfand, muss erst gefunden werden, bevor sie gezeigt werden kann. Eine Freigabe, die im Prozess stattfand, wird von der Stelle festgehalten, die sie vollzogen hat, im Moment des Geschehens, mit wer, wann und gegen welches Budget bereits daran.

    Das verändert, was eine Prüfung kostet. Eine Stichprobenanfrage wird durch Abruf beantwortet und nicht durch Recherche, und die Antwort ist jedes Mal dieselbe. Der Zugriff auf diesen Pfad wird nach denselben Kontrollen berechtigt und nachgewiesen wie alles andere, was die Gruppe betreibt, damit der Prüfpfad nicht selbst zum Risiko wird.

    Er übersteht auch Personalwechsel. Ein Pfad im Mailarchiv einer Person geht mit ihr, und es fällt erst in dem Jahr auf, in dem er gebraucht wird.

  • Maverick Buying hört auf, unsichtbar zu seinDaraus, dass jede Verpflichtung dieselbe Schleuse passiert.

    Ausgaben ausserhalb des vereinbarten Prozesses sind selten Trotz. Es ist jemand mit einer Frist, der den kürzesten Weg nimmt, und kurz ist dieser Weg gerade deshalb, weil er die Bestellanforderung überspringt. Was Sie erst bei der Rechnung treffen, können Sie nicht steuern.

    Sobald jede Verpflichtung dieselbe Schleuse passiert, werden die Fälle, die daran vorbeigingen, als Kategorie sichtbar statt als einzelne Überraschungen. Erst dann lässt sich entscheiden, ob der Prozess umgangen wird, weil er falsch ist, oder weil er langsam ist. Das sind verschiedene Probleme mit verschiedenen Lösungen.

    Meist ist er langsam. Was ein Argument dafür ist, die Schleuse schnell zu machen, und nicht dafür, sie strenger zu machen.

Die Zahl, nach der Sie fragen sollten

Welcher Anteil Ihrer Rechnungen heute ohne menschliches Zutun verbucht werden könnte, getrennt nach solchen mit und ohne zugehörige Bestellung. Diese eine Zahl ist der gesamte Business Case, sie hängt weit mehr von Ihren Daten ab als von einem Produkt, und meist hat sie niemand gemessen, bevor ein Anbieter ein Angebot rechnen soll.

Das Spiegelbild, eingehendes statt ausgehendes Geld, ist Order-to-Cash. Das Ende dieses Prozesses für sich genommen ist Invoice-to-Pay.

Wo das hineingehört

Die Auswahl eines Systems ist eine Arbeit für sich, und wir haben die Kriterien aufgeschrieben: Procure-to-Pay-Systeme richtig bewerten.

Procure-to-Pay ist an der Oberfläche ein Kontrollproblem und darunter ein Informationsproblem. Dieses Darunter ist Information Value Management: was die Informationen dahinter wert sind, was sie im Bestand kosten und was eine Veränderung daran einbringt.

Wir beginnen bei den Rechnungen, die heute einen Menschen brauchen, und klären, warum. Das ist meist eine kürzere Liste als erwartet und eine grössere Einsparung.

Ausgabenfluss prüfen lassen

Procure-to-Pay, klar gefragt

  • Welche Phasen hat der Beschaffungsprozess?

    Bedarf, Bestellanforderung und Freigabe, Bestellung, Wareneingang, Rechnungsprüfung, Zahlung und die Aufbewahrung der Belege. Automatisiert wird sinnvollerweise in der Mitte begonnen, bei Freigabe und Rechnungsprüfung, weil dort die Durchlaufzeit und die Fehler sitzen und weil genau dort der Prüfpfad entsteht.

  • Was ist Procure-to-Pay?

    Procure-to-Pay, kurz P2P, ist der vollständige Zyklus von dem Moment, in dem jemand etwas benötigt, bis zur Zahlung an den Lieferanten. Er umfasst Bestellanforderung, Freigabe, Bestellung, Wareneingang, Rechnungsabgleich und Zahlung. Der Sinn, ihn als einen Prozess zu behandeln: Die Ausgabe wird bei der Anforderung verbindlich, nicht bei der Rechnung, und Kontrolle erst am Ende ist Kontrolle zu spät.

  • Was sind die wichtigsten Vorteile der Procure-to-Pay-Automatisierung?

    Drei, die einer Prüfung standhalten. Ausgaben werden sichtbar, wenn sie verbindlich werden, und nicht erst, wenn sie fakturiert sind, sodass das Budgetgespräch stattfindet, solange es noch etwas ändern kann. Rechnungen, die zu Bestellung und Wareneingang passen, werden ohne menschliches Zutun verbucht, und das sind die meisten, sobald die Daten strukturiert vorliegen. Und der Freigabepfad entsteht als Nebenprodukt des Prozesses statt nachträglich für eine Prüfung rekonstruiert zu werden.

  • Was ist der Unterschied zwischen Procure-to-Pay und Order-to-Cash?

    Procure-to-Pay ist ausgehendes Geld, Order-to-Cash eingehendes. P2P läuft von der Bestellanforderung über Freigabe und Wareneingang bis zur Zahlung an den Lieferanten, O2C von der Kundenbestellung über die Fakturierung bis zum Geldeingang. Beide haben dasselbe Automatisierungsproblem als Spiegelbild, weshalb der zweite Prozess in der Regel deutlich günstiger umzusetzen ist als der erste.

  • Worauf sollte man bei Procure-to-Pay-Software achten?

    Fragen Sie, welcher Anteil der Rechnungen ohne Menschen verbucht werden kann und unter welchen Bedingungen. Diese Zahl ist der gesamte Business Case, und sie hängt weit mehr davon ab, ob Ihre Bestellungen und Wareneingänge strukturierte Daten tragen, als vom Produkt. Fragen Sie ausserdem, wie mit Rechnungen ohne zugehörige Bestellung umgegangen wird, denn dort liegt der eigentliche manuelle Aufwand.

  • Wie wirkt sich die E-Rechnung auf Procure-to-Pay aus?

    Sie nimmt die Diskussion über die Reihenfolge ab. Der Empfang strukturierter elektronischer Rechnungen ist im inländischen B2B in Deutschland bereits Pflicht, das Ausstellen folgt nach festem Zeitplan, und Rechnungen müssen EN 16931 entsprechen. Damit wird die Empfangsseite von P2P von einer freiwilligen Verbesserung zu einer Pflicht mit Datum, und meist ist sie deshalb der richtige Anfang.