Zwei Hälften, und die meisten Bestände haben keine davon
Eingehend
Informationen von Kunden, Lieferanten, Partnern und Systemen.
Der Gewinn: Die Einordnung geschieht einmal am Eingang und wird nicht später von jedem rekonstruiert, der sie braucht.
Ausgehend
Informationen, die die Organisation erzeugt.
Der Gewinn: Die Vernichtung ist eine Regel und keine Entscheidung, die niemand unterschreiben will.
Die meisten Bestände automatisieren Teile der ersten Hälfte und nichts von der zweiten. Deshalb wachsen sie unbegrenzt.
Was es wert ist
Drei Erträge, aufsteigend.
Der kleinste
Die Speicherkosten sinken
Weniger zu halten, und alles, was das Halten kostet, sinkt mit. Real, und trotzdem der kleinste der drei.
Der zweite
Migrationen werden günstiger
Ein klassifizierter Bestand lässt sich gezielt bewegen statt vollständig, und in den meisten Beständen liegt ein grosser Anteil, der gar nicht mitkommen sollte.
Der grösste
Compliance hört auf, ein Projekt zu sein
Wenn Aufbewahrung und Vernichtung Regeln sind, die das System ausführt, entsteht der Nachweis als Nebenprodukt der täglichen Arbeit statt in den Wochen vor einer Prüfung.
Wo das hineingehört
Der Lebenszyklus ist die Schicht unter den sichtbaren.
Der schnellste Einstieg ist ein Prozess von Anfang bis Ende: was ankommt, was bleibt, was geht, und was nichts davon darf. Ein einzelner Lebenszyklus belegt die Regeln, bevor sie auf den Bestand angewandt werden.
Information Lifecycle Management, klar gefragt
Was ist Information Lifecycle Management?
Die Steuerung von Informationen von Entstehung oder Eingang über die Nutzung und Archivierung bis zur Vernichtung, als Systemregeln statt als Einzelfallentscheidungen. Sie umfasst, was beim Eingang klassifiziert wird, wie lange jede Klasse bleibt, wo sie in welcher Phase liegt und welcher Nachweis existiert, dass die Regeln eingehalten wurden.
Was ist revisionssichere Archivierung?
Aufbewahrung, bei der eine Unterlage unverändert, vollständig, wiederauffindbar und nachvollziehbar bleibt, samt Historie und Zugriffsregeln. Nicht die Datei allein zählt, sondern ihr Zusammenhang: ohne ihn ist die Unterlage kein Nachweis mehr, sondern eine Kopie. Das ist der Unterschied zwischen einem Archiv und einem Ordner mit alten Dokumenten.
Worin unterscheidet es sich von einem Backup?
Ein Backup existiert, damit sich Informationen nach einem Ausfall wiederherstellen lassen, und hält alles für ein kurzes Fenster. Ein Lebenszyklus existiert, damit Informationen so lange bleiben, wie sie müssen, und nicht länger, und er unterscheidet Klassen von Unterlagen. Ein Bestand mit hervorragenden Backups und ohne Lebenszyklus kann trotzdem nichts vertretbar löschen.
Woran scheitern Bestände meistens?
An der Klassifizierung beim Eingang. Wird eine Information beim Ankommen nicht eingeordnet, muss jede spätere Regel geraten werden. Also wird nichts gelöscht, alles migriert, und die Kosten wachsen über Jahre unbemerkt.