Enterprise Content Management und Dokumentenmanagement
Ein geregelter Ort für die Dokumente, auf denen das Geschäft läuft, mit Zugriff, Versionierung und Aufbewahrung am Dokument statt am Ordner.
Was Enterprise Content Management tatsächlich ist
Wofür es da ist
Fast jedes Unternehmen hat einen Ort für seine Dokumente. Wenige können zu einer bestimmten Unterlage sagen, wer sie sehen darf, welche Fassung gilt, wofür sie aufbewahrt wird und wann sie geht. Genau diese Lücke schliesst Enterprise Content Management, und sie ist eine Frage der Aktenführung, bevor sie eine Frage des Systems ist.
Die Probe
Unangenehm und schnell. Nehmen Sie einen vier Jahre alten Vertrag und legen Sie innerhalb einer Stunde vor:
Bestände, die das bestehen, haben ihre Regeln im System. Bestände, die daran scheitern, haben sie in den Köpfen, und das sind meist die, die bereits eine Plattform gekauft haben.
Wo die Bestände tatsächlich stehen
Drei Muster decken fast alles ab, in das wir gerufen werden.
01 Das Netzlaufwerk
Eine Ordnerkonvention, an die sich das halbe Unternehmen hält, wo die gültige Fassung jene Datei ist, die das jüngste Datum im Namen trägt.
02 Die Abteilungssysteme
Zwei oder drei Systeme, von verschiedenen Abteilungen beschafft, die je einen Teil desselben Falls halten, wobei die Verbindung dazwischen von der Person gepflegt wird, die am längsten dabei ist.
03 Die Plattform
Eine Plattform, als ECM gekauft und als Ablage betrieben, weil Aufbewahrungs- und Zugriffsregeln einer späteren Phase überlassen wurden, die nie finanziert wurde.
Nichts davon ist mangelnde Sorgfalt. Es ist das, was entsteht, wenn Dokumente als Ergebnis eines Prozesses behandelt werden statt als Unterlagen mit eigenen Pflichten.
Das Verzeichnis kommt vor der Auswahl
Was Sie halten, in welchem Umfang, unter welchen Pflichten, und wie viel davon den Umzug gar nicht überleben sollte.
Wer eine Plattform auswählt, bevor das beantwortet ist, wählt nach Funktionslisten, und die sind einander ähnlich genug, dass am Ende der Preis entscheidet und wer zuletzt vorgeführt hat.
Wir verkaufen keine Plattform, und deshalb können wir das so sagen.
Welches System zu einem Bestand passt, hängt davon ab, was er trägt, woran er hängt und was die Organisation tatsächlich betreiben kann. Diese drei Antworten schliessen den grössten Teil des Marktes aus, bevor irgendjemand in einer Vorführung sitzt.
Wo das hineingehört
Enterprise Content Management ist die operative Hälfte einer strategischen Frage: was Ihre Informationen wert sind, was sie im Bestand kosten und welche Pflichten an ihnen hängen. Diese Frage ist Information Value Management, und sie entscheidet, ob sich eine Content-Plattform ihre Lizenz verdient.
Information Value ManagementDas erste Gespräch dreht sich meist darum, was Sie überhaupt halten und wo. Das ist an einem Nachmittag zu beantworten und wird in Auswahlverfahren fast immer übersprungen.
Enterprise Content Management, klar gefragt
Was ist Enterprise Content Management?
Enterprise Content Management, kurz ECM, ist die Praxis und die Systeme, um die Dokumente einer Organisation als geregelte Unterlagen zu führen: Verträge, Rechnungen, Personalakten, Zeichnungen, Zeugnisse und Korrespondenz, mit Zugriff, Versionierung, Aufbewahrung und Änderungshistorie am einzelnen Dokument. Es umfasst das ganze Leben eines Dokuments und nicht den Moment des Ablegens.
Was ist der Unterschied zwischen ECM und einem Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem speichert, versioniert und findet Dateien wieder. Ein ECM regelt Unterlagen: Es trägt zusätzlich Aufbewahrung und Vernichtung, Zugriff nach Rolle und Fall, eine Änderungshistorie und die Verbindung zu den Prozessen, welche die Dokumente erzeugen. Die meisten als ECM gekauften Systeme werden als Dokumentenmanagement betrieben, und deshalb geht die zweite Prüfung schlecht aus, obwohl alles an einem Ort liegt.
Was muss ein ECM-System tatsächlich leisten?
Vier Fähigkeiten sind ihr Geld wert. Aufbewahrung und Vernichtung automatisch anwenden statt per Erinnerung. Zugriff nach Rolle und Fall vergeben, ohne dass jemand Listen von Hand pflegt. Eine Historie führen, die ohne Export beantwortet, wer wann was geändert hat. Und Dokumente aus den Prozessen entgegennehmen, die sie erzeugen, statt darauf zu warten, dass sie jemand nachträglich ablegt.
Brauchen wir zuerst ein ECM-System oder bessere Governance?
Zuerst die Governance, im Sinne von wissen, was Sie halten und was dafür gelten muss. Ein System, das vor diesen Regeln konfiguriert wird, bildet ab, was die Ordner ohnehin schon tun, und dann hat die Migration das Problem verschoben statt gelöst. Governance zuerst heisst nicht ein Jahr Konzeptarbeit: Es heisst das Verzeichnis und die Regeln, und das sind Wochen und keine Quartale.
Wie lange dauert der Umzug in ein ECM?
Das hängt fast vollständig davon ab, wie viel des Bestands mitkommen muss, und genau diese Frage lohnt sich vor jeder Auswahl. In den meisten Beständen liegt ein erheblicher Anteil doppelt, überholt oder über jeden Zweck hinaus, für den er einmal aufbewahrt wurde. Das vorher zu entscheiden trennt ein Projekt, das fertig wird, von einem, das doppelt so lange läuft wie geplant.