Vollkosten der Bearbeitung einer Rechnung
Bestes Fünftel: 2,78 $
Alle anderen: 12,88 $
- Bearbeitungskosten je Rechnung, bestes Fünftel der Organisationen
- 2,78 $Bearbeitungskosten je Rechnung, bestes Fünftel der Organisationen
- Bearbeitungskosten derselben Rechnung, alle anderen
- 12,88 $Bearbeitungskosten derselben Rechnung, alle anderen
- Der Rechnungen ausserhalb des besten Fünftels sind Ausnahmen, innerhalb 9 %
- 22 %Der Rechnungen ausserhalb des besten Fünftels sind Ausnahmen, innerhalb 9 %
Die Spanne beträgt das Viereinhalbfache an Kosten, für dieselbe Rechnung.
Der Durchschnitt ist nicht die interessante Zahl. Der Abstand zwischen dem besten Fünftel und allen anderen ist es.
Rechnungen ohne menschlichen Eingriff verarbeitet
Bestes Fünftel: 49,2 %
Alle anderen: 23,4 %
Als Ausnahme markierte Rechnungen
Bestes Fünftel: 9,0 %
Alle anderen: 22,0 %
Die drei bewegen sich gemeinsam, weshalb der Einkauf einer einzelnen scheitert
Ausnahmen sind der Ausgangspunkt. Eine Rechnung, die sich nicht zuordnen lässt, muss angefasst werden; eine angefasste Rechnung läuft nicht durch; und die Kosten je Rechnung sind überwiegend die Kosten des Anfassens. Automatisierung ohne Senkung der Ausnahmequote erzeugt eine schnellere Fassung derselben Nacharbeit. So sehen die meisten enttäuschenden Kreditorenprojekte aus.
Die Rechnung, die die meisten Finanzverantwortlichen nie aufgestellt haben
Drei Zahlen, die Sie bereits haben, miteinander multipliziert. Das Ergebnis lassen wir leer, weil es Ihres ist und nicht unseres.
Jährliches Rechnungsvolumen
Minuten, die ein Mensch je Rechnung aufwendet
Vollkosten je Stunde
Ihre Zahl
Sie fällt meist als Anzahl von Vollzeitstellen aus und nicht als Budgetposten, und genau deshalb wurde sie nie hinterfragt: Sie steht im Budget als Gehalt und taucht daher nie als Kosten des Nichtautomatisierens auf. Hinzu kommt die Verzugsseite: Skonti, die verfallen, weil die Freigabe drei Wochen gedauert hat, und Lieferanten, die Sie beim nächsten Mal entsprechend bepreisen.
Zählen Sie PO und Nicht-PO getrennt, sonst haben Sie einen Durchschnitt und keinen Business Case
Diese beiden Rechnungen kosten unterschiedlich viel in der Bearbeitung, und die meisten Organisationen haben sehr unterschiedliche Mengen davon. Sie zusammenzuzählen verliert genau die Unterscheidung, auf die es ankommt.
Mit Bestellung dahinter
Bestellung, Wareneingang und Rechnung, die zusammenpassen, bestätigen einander. Sie bucht, niemand sieht sie, und die Grenzkosten der nächsten liegen nahe null. In den meisten Organisationen ist das der grösste Teil des Volumens, weshalb die Durchschnittskosten je Rechnung stets beherrschbar aussehen.
Ohne Bestellung dahinter
Es gibt nichts, wogegen sich etwas bestätigen liesse. Sie muss kontiert und nach Regeln weitergeleitet werden, und wo die Regeln nicht greifen, von einem Menschen, der weiss, zu welcher Kostenstelle dieser Lieferant üblicherweise gehört. Nahezu die gesamte verbleibende Handarbeit liegt hier, im meist kleineren Stapel.
Deshalb beschreibt ein Angebot mit einem gemischten Kostensatz je Rechnung keinen der beiden Fälle. Verlangen Sie die zwei Zahlen getrennt, von uns wie von allen anderen. Wer die Trennung nicht liefern kann, hat nicht in Ihr Hauptbuch gesehen.
Der Zeitplan gehört nicht Ihnen
Der Empfang strukturierter elektronischer Rechnungen ist für inländisches B2B in Deutschland bereits Pflicht. Die Ausstellung folgt 2027 für grössere Unternehmen und 2028 für alle übrigen, und das Format ist EN 16931 in der Fassung von 2026 statt jener von 2017. Wer heute ein Vorhaben zuschneidet, sollte die angestrebte Fassung benennen: Die beiden sind nicht dasselbe Dokument, und ein Projekt, das offenlässt, welche gemeint ist, merkt es spät.
Was Sie davon haben
Vier Folgen, und jede davon ist die sinkende Ausnahmequote, kein separates Merkmal. Öffnen Sie eine, um zu sehen, was sie in der Praxis bedeutet.
Die gewöhnliche Rechnung beschäftigt niemanden mehr
Eine Rechnung, die zu Bestellung und Wareneingang passt, enthält nichts, worüber ein Mensch entscheiden müsste. Sie passt, sie bucht, niemand sieht sie. Genau das sind die 49,2 % dunkelverarbeitete Rechnungen des besten Fünftels: keine andere Technik, sondern ein kleinerer Stapel, den jemand ansehen muss.
Was bleibt, ist die Arbeit, die immer Urteilsvermögen brauchte. Eine Kontierungsfrage, ein veränderter Preis, ein Wareneingang, der nie kam. Dafür ist eine Kreditorenbuchhaltung da, und genau dafür hat sie derzeit am wenigsten Zeit, weil die gewöhnlichen Rechnungen im Weg liegen.
Deshalb misst sich die Ersparnis auch nicht in Minuten je Rechnung. Die Minuten ändern sich kaum. Was sich ändert, ist die Zahl der Rechnungen, für die überhaupt jemand Minuten aufwenden muss.
Die Freigabezeit bricht ein, und das ist es, was Skonto erschliesst
Skonti sind meist vereinbart und werden meist verpasst, und verpasst werden sie am Kalender, nicht an der Entscheidung. Zwei Prozent für Zahlung binnen zehn Tagen lohnen sich; sie lohnen sich nicht, wenn die Rechnung acht Tage liegt, bevor sie jemand weiterleitet.
Wenn der Eingang die Freigabe auslöst und der Weg vorab feststeht, sind die zehn Tage nicht mehr knapp. Das Skonto wird zu einer Entscheidung über Umlaufvermögen statt zu einem Rennen, das der Prozess laufend verliert.
Es lohnt sich zu prüfen, was Ihre Konditionen tatsächlich hergeben, bevor Sie das als Nutzen verbuchen. Manche Lieferantenvereinbarungen enthalten überhaupt kein Skonto; dann bleibt hier die Durchlaufzeit, die ebenfalls etwas wert ist, aber ein anderes Argument ist.
Zwischen den Systemen geht nichts verloren
Üblicherweise kommt eine Rechnung an einer Stelle an, wird an einer zweiten gebucht und an einer dritten archiviert, und ein Mensch trägt sie dazwischen. Jede Übergabe ist eine Stelle, an der ein Beleg verloren gehen, doppelt entstehen oder nach einer Regel abgelegt werden kann, die niemand gewählt hat. Sichtbar werden diese Lücken erst, wenn etwas angefragt wird.
Ein Weg beseitigt die Übergaben, statt sie zu dokumentieren. Die Aufbewahrungsregel greift, weil das System sie anwendet, und nicht weil jemand daran gedacht hat. Und der Beleg, der bei einer Prüfung zurückkommt, ist der gebuchte und keine Kopie davon.
ISO 15489 ist der Standard, dem das folgt. Er ist zu nennen, weil er den Unterschied macht zwischen einer Aufbewahrungsrichtlinie und einer Ordnerstruktur, die alle zu respektieren versprechen.
Eine Amortisation, die Sie vorher ausrechnen können
Die meisten Wirtschaftlichkeitsrechnungen in diesem Feld stehen auf dem Durchschnitt anderer Unternehmen, weshalb sie meist in die eine oder andere Richtung falsch sind. Der Ausgangswert, auf den es hier ankommt, ist eine Zahl, die Sie bereits haben: wie viele Ihrer Rechnungen einen Menschen brauchen und wie lange jede davon dauert.
Zählen Sie das einen Monat lang, und die Rechnung gehört Ihnen und nicht uns. Sie sagt Ihnen auch, ob sich das überhaupt lohnt, und bei kleinem Volumen lautet die ehrliche Antwort manchmal nein.
Ardents Zahlen auf dieser Seite sind Kontext dafür, wie die Spanne in einem Markt aussieht, und keine Prognose für Ihr Unternehmen. Uns ist lieber, Sie prüfen die Behauptung an Ihrem eigenen Hauptbuch, als dass Sie den Benchmark glauben.
Wo das hineingehört
Invoice-to-Pay ist an der Oberfläche ein Kostenproblem und darunter ein Informationsproblem. Dieses Darunter ist Information Value Management: was die Informationen dahinter wert sind, was sie im Bestand kosten und was eine Veränderung daran einbringt.
Wir zählen, welcher Anteil Ihrer Rechnungen heute unberührt verbucht werden könnte und was dem Rest im Weg steht. Diese Zahl ist der Business Case, und sie braucht Tage statt ein Quartal.
Invoice-to-Pay, klar gefragt
Was ist digitale Rechnungsverarbeitung?
Die automatisierte Verarbeitung von Lieferantenrechnungen: Erfassung, Abgleich gegen Bestellung und Wareneingang, Freigabe nach Regeln, Verbuchung und revisionssichere Archivierung, ohne dass jemand Daten abtippt. In der Kreditorenbuchhaltung ist das der Schritt, der die Durchlaufzeit von Tagen auf Stunden bringt und zugleich den Prüfpfad erzeugt.
Was ist Invoice-to-Pay-Automatisierung?
Invoice-to-Pay-Automatisierung erfasst eine Lieferantenrechnung, gleicht sie gegen Bestellung und Wareneingang ab, leitet weiter, was Freigabe braucht, verbucht sie und archiviert sie nach einer Aufbewahrungsregel, ohne dass jemand sie abtippt. Es ist das Ende von Procure-to-Pay und der Teil mit der klarsten Amortisation, weil der manuelle Aufwand vorher zählbar ist.
Was ist der Unterschied zwischen PO- und Nicht-PO-Rechnungen?
Eine PO-Rechnung hat eine Bestellung und einen Wareneingang zum Abgleich, sodass ein System sie automatisch bestätigen und verbuchen kann. Eine Nicht-PO-Rechnung hat keinen Gegenpart und muss über Regeln kontiert und weitergeleitet werden. Dort liegt fast der gesamte verbleibende manuelle Aufwand. Jeder belastbare Business Case zählt die beiden getrennt.
Wie hoch ist der ROI der Rechnungsautomatisierung, und wann amortisiert sie sich?
Die Rechnung ist unspektakulär und verlässlich: Rechnungen pro Jahr, mal Minuten menschlicher Bearbeitung je Rechnung, zu Vollkosten, abzüglich dessen, was nach der Automatisierung übrig bleibt. Ab etwa zwanzigtausend Rechnungen amortisiert es sich meist innerhalb eines Jahres, darunter dauert es länger. Misstrauen Sie jeder Zahl, die nicht von Ihrer eigenen Ausnahmequote ausgeht, denn nur diese verschiebt das Ergebnis nennenswert.
Worin unterscheidet sich Invoice-to-Pay von AP-Automatisierung?
Meist nur in der Bezeichnung. Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung beschreibt in der Regel denselben Umfang. Invoice-to-Pay ist der präzisere Begriff, weil er beide Enden des Prozesses benennt. Das zählt, wenn ein Anbieter behauptet, ihn zu automatisieren, aber bei der Erfassung aufhört und Ihnen Verbuchung und Archivierung überlässt.
Ändern die E-Rechnungspflichten daran etwas?
Sie setzen den Zeitplan. Der Empfang strukturierter elektronischer Rechnungen ist im inländischen B2B in Deutschland bereits Pflicht, das Ausstellen folgt 2027 für grössere Unternehmen und 2028 für alle übrigen, und Rechnungen müssen EN 16931 entsprechen. Damit wird aus einem Vorhaben, das um Budget konkurriert, eines mit Datum.