Procure-to-Pay-Systeme richtig bewerten
Die Kriterien, die Procure-to-Pay-Systeme wirklich unterscheiden, was ein Analystenquadrant nicht beantwortet, und wie man an eigenen Rechnungen misst.
Die meisten Procure-to-Pay-Bewertungen sind entschieden, bevor sie beginnen. Eine engere Auswahl kommt aus einem Analystenquadranten oder von dem, was der ERP-Anbieter empfiehlt, drei Systeme führen entlang eines Drehbuchs vor, das die Anbieter selbst geschrieben haben, und die Bewertungsmatrix hält fest, was ohnehin alle erwartet hatten. Danach wird die Entscheidung fünf Jahre lang verteidigt.
So geht die andere Variante. Wir verkaufen keines dieser Systeme, und nur deshalb können wir das aufschreiben.
Was ein Analystenquadrant beantwortet
Er beantwortet, wer gross ist, wer wächst und wen viele andere Unternehmen gekauft haben. Das ist nützlich und keineswegs nichts: Ob ein Anbieter im fünften Jahr noch existiert, ist relevant, wenn der Vertrag so lange läuft.
Er beantwortet nicht, ob ein System zu Ihrem Bestand passt. Die Position im Quadranten entsteht aus den Kriterien des Analysehauses in dessen eigener Gewichtung, und diese Gewichtung ist mit ziemlicher Sicherheit nicht Ihre. Ein Unternehmen, dessen Schmerz bei Rechnungen ohne Bestellbezug liegt, und eines, dessen Schmerz beim Lieferanten-Onboarding liegt, sollten nicht zur selben engeren Auswahl kommen, und aus einem Quadranten tun sie es meistens doch.
Nutzen Sie ihn, um das Feld abzustecken, nicht um den Sieger zu bestimmen.
Die acht Kriterien, die tatsächlich unterscheiden
Funktionslisten gleichen sich an. Jedes System erfasst eine Rechnung, gleicht sie ab, leitet sie weiter und verbucht sie, und jedes führt genau das hervorragend vor. Die Unterschiede zeigen sich in den Fällen, die niemand vorführt.
Rechnungen ohne Bestellbezug. Eine Rechnung mit Bestellbezug lässt sich automatisch gegen Bestellung und Wareneingang abgleichen. Eine ohne hat nichts, wogegen sie abgeglichen werden könnte, und muss nach Regeln kontiert und weitergeleitet werden. Genau dort sitzt in den meisten Unternehmen der grösste Teil der Handarbeit, und dort trennen sich die Systeme am deutlichsten. Fragen Sie, welchen Anteil Ihres eigenen Volumens ohne Bestellbezug jeder Kandidat ohne menschlichen Eingriff bewältigt, gemessen an Ihren Rechnungen und nicht an seinen.
Abgleichstoleranzen und Klärfälle. Nicht ob dreifach abgeglichen wird, das tun alle, sondern was geschieht, wenn der Abgleich scheitert. Wer den Klärfall sieht, wie er gelöst wird, und ob das System aus der Lösung etwas lernt.
Lieferanten-Onboarding, und wer den Aufwand trägt. Manche Systeme verlagern den Aufwand zu Ihren Lieferanten. Das funktioniert bei fünfzig strategischen Lieferanten und scheitert bei fünftausend gelegentlichen. Fragen Sie, was ein Lieferant tun muss, um Ihnen eine Rechnung zu schicken, und was mit denen geschieht, die es nicht tun werden.
Abdeckung der Pflichten. Die europäischen Pflichten zur elektronischen Rechnung kommen zu veröffentlichten Terminen und in festgelegten Formaten, unter anderem EN 16931 und das Peppol-Netz. Die Abdeckung unterscheidet sich nach Land und nach System, und ein System, das in einem Markt stark ist, kann in dem Markt schwach sein, in dem die Hälfte Ihrer Lieferanten sitzt.
Freigaben in der Realität. Jedes System bildet eine Freigabehierarchie ab. Weniger bewältigen Vertretung, Abwesenheit, Schwellen, die je Kostenstelle variieren, und die vier Personen, die alles freigeben, weil seit einer Reorganisation niemand die Matrix gepflegt hat.
Anbindung an das, was Sie betreiben. Die Schnittstelle existiert. Die Frage ist, was es kostet, sie nach Ihrem eigenen Upgrade am Laufen zu halten, und wer zuständig ist, wenn sie stehen bleibt.
Aufbewahrung, Archivierung und Nachweis. Eine Rechnung ist eine Unterlage mit Pflichten und überlebt den Prozess, der sie erzeugt hat, um Jahre. Wo sie archiviert wird, ob das Archiv dem System gehört oder Ihnen, und wie sie in einer Prüfung wieder herauskommt, entscheidet sich bei der Auswahl, ob darüber gesprochen wird oder nicht.
Gesamtkosten samt Ausnahmen. Lizenz plus Einführung steht im Angebot. Die Zahl, auf die es ankommt, addiert die Kosten jedes Falls, den das System nicht automatisieren kann. Deshalb ist die Frage nach den Rechnungen ohne Bestellbezug eine Kostenfrage und keine Funktionsfrage.
Wie man bewertet
Nehmen Sie hundert echte Rechnungen aus Ihrem letzten Quartal, gerade die hässlichen, und lassen Sie jeden Kandidaten sie verarbeiten. Keine inszenierte Vorführung und keine Beispieldaten des Anbieters. Alles, was Sie wissen müssen, steckt in den Klärfällen.
Gewichten Sie die Kriterien, bevor Sie die Ergebnisse sehen, und halten Sie die Gewichtung schriftlich fest. Nachträglich zu gewichten ist der Weg, auf dem die Auswahl vom Anfang zur Entscheidung am Ende wird.
Fragen Sie jede Referenz zwei Dinge: Was macht Ihr Team weiterhin von Hand, und was hat die Einführung gegenüber der Schätzung gekostet. Die Antworten sind verlässlich aufschlussreicher als die Tagesordnung des Referenzgesprächs.
Wo Unabhängigkeit zählt
Wir liefern auf mehreren dieser Plattformen und verkaufen keine davon. Uns zu fragen, welches System das beste ist, führt zu nichts; uns zu fragen, welches passt, führt weiter. Unser Teil sind meist das Verzeichnis und die Kriterien vor der Auswahl und die Begleitung danach.
Die grössere Frage unter einer Systemauswahl ist, was Ihre Informationen wert sind, was sie im Bestand kosten und welche Pflichten an ihnen hängen. Das ist Information Value Management. Der Prozess selbst ist Procure-to-Pay.