Records Management
Ein Dokument wird zur Unterlage, wenn jemand etwas belegen muss
Die meisten Bestände halten drei Arten von Material und behandeln alle gleich. Da ist Arbeit im Fluss, die sich täglich ändert und nur zählt, bis sie fertig ist. Da sind Kopien, die es gibt, weil Verschicken einfacher war als Verlinken. Und da sind Unterlagen: der Vertrag, der eine Beziehung regelt, die Rechnung, die eine Buchung stützt, das Prüfprotokoll, das eine Anlage belegt, die Personalakte hinter einer Entscheidung.
Nur die dritte Art trägt Pflichten, und in den meisten Organisationen ist sie nicht als etwas anderes gekennzeichnet als die beiden übrigen (International Organization for Standardization, 2016).
Die vier Fragen
Ein Records-Programm ist fertig, wenn der Bestand vier Fragen ohne Projekt beantwortet.
Wer verantwortet diese Unterlage, im Sinne von: wer entscheidet über sie. Wofür wird sie aufbewahrt, als Zweck formuliert und nicht als Gewohnheit. Wie lange bleibt sie, als Regel, die das System anwendet, statt als Ermessen im Einzelfall. Und wer darf sie sehen, nach Rolle und Fall und nicht danach, wer gefragt hat.
Keine dieser Fragen ist technisch. Alle vier müssen beantwortet sein, bevor eine Plattform etwas durchsetzen kann. Ein vorher konfiguriertes System bildet ab, was die Ordner ohnehin schon tun.
Das Löschen ist der schwierige Teil
Jede Organisation, mit der wir arbeiten, ist beim Aufbewahren gelassen und beim Löschen unwohl. Also wächst der Bestand, und das Wachstum wird als Speicherproblem beschrieben. Das ist es nicht. Speicher ist billig. Teuer ist, dass redundante, überholte und belanglose Inhalte mitmigriert, mitdurchsucht und im Streitfall mitherausgegeben werden.
Löschen ist nur dann vertretbar, wenn die Regel geschrieben steht und von einem System angewandt wird statt von einem Menschen unter Zeitdruck. Deshalb ist die Aufbewahrungsregel das Ergebnis und nicht die Vernichtung.
Wo das hineingehört
Records Management ist die Arbeitsebene der Information Governance: Die Governance legt die Regeln fest, Records Management wendet sie täglich auf einzelne Dokumente an. Personendaten legen eine zweite Pflichtenschicht darüber, und das ist der Datenschutz
Das erste Gespräch dreht sich meist um die Bestandsaufnahme: was Sie halten, wo, und was davon Unterlage ist und was Kopie. Das ist in Tagen zu beantworten und trägt jede spätere Entscheidung.
Records Management, klar gefragt
Was ist Records Management?
Die Disziplin, jene Dokumente zu bestimmen, die als Nachweis einer Geschäftstätigkeit dienen, und sie entsprechend zu führen: Verantwortung zuweisen, klassifizieren, Aufbewahrung und Vernichtung anwenden, Zugriff regeln und eine Historie führen. Der internationale Standard dafür ist ISO 15489.
Was ist der Unterschied zwischen Records Management und Dokumentenmanagement?
Ein Dokumentenmanagementsystem hält und versioniert Dateien. Records Management entscheidet, welche davon Pflichten tragen, und setzt diese durch. Dieselbe Rechnung ist während der Freigabe ein Dokument und danach jahrelang eine Unterlage, und nur der zweite Zustand hat Regeln.
Was ist ROT, und warum ist es teuer?
Redundante, überholte und belanglose Inhalte: Dubletten, abgelöste Fassungen und Material, das über jeden Zweck hinaus aufbewahrt wird. Es kostet aus drei Gründen. Es wird jeden Monat mitgespeichert und bei jeder Migration mitgenommen, es verlangsamt jede Suche von Mensch und System, und im Streitfall ist es genauso herausgabepflichtig wie das, was Sie bewusst behalten haben.